Preguntas Frecuentes

General

Para poder imprimir las facturas, independientemente del proceso de facturación, tiene que ir a la opción ‘Impresión de facturas’ que está en el menú ‘Procesos’.
Tiene que introducir la serie de facturas a imprimir, lo mejor es seleccionar todas las series, desde que numero de factura quiere imprimir hasta el último número de factura y lo más importante la fecha correspondiente a la facturación.
Por defecto el programa visualiza la fecha del día del ordenador, no es la fecha de facturación.

Es una pega frecuente que surge con las prisas y ciertos olvidos en la introducción de los datos de las fichas de los niños.
En primer lugar, debe saber que su programa le permite utilizar varias series de facturas.
Una serie de factura no es otra cosa que un identificador de la misma.
Este identificador generalmente es una letra, de la ‘A ’ a la ‘Z ’.
Lo primero que tiene que comprobar es que haya creado al menos una serie de facturas en el apartado Ficheros, Ficheros Maestros, Series de Facturas. Es obligatorio al menos manejar una serie.

Ahora debe volver a la fichas y asignar a cada una de ellas, la serie que ha creado en el apartado anterior.

Otra comprobación que tiene que hacer es asegurarse que en todas las fichas, tiene marcada la casilla de comprobación ‘Facturar’.
Otro error muy frecuente es no introducir los datos bancarios en las fichas, así como la no activación de la casilla de verificación ‘Domiciliado’, en caso obviamente de alumnos que paguen por banco, estas últimas comprobaciones solo se tienen que hacer si pretende domiciliar el cobro.

Por último y no menos importante, asegurarse de tener el campo ‘Importe a facturar’ con un valor superior a cero.

En la ficha de cada niño(a) se pueden introducir dos mensajes individuales, estos mensajes se imprimirán en cada factura, mediante las dos casillas de verificación se habilita la impresión o no de los dos mensajes fijos que se pueden introducir en los datos generales de la escuela.

Obviamente, para llevar a cabo este proceso es necesario en primer lugar haber realizado al menos una facturación previa de varios alumnos. Es importante recordar que para poder emitir una remesa electrónica según la norma SEPA, todos los alumnos (niños) tienen que tener todos los datos bancarios (IBAN, digito de control, cuenta, etc.) introducidos en sus respectivas fichas así como la casilla de verificación ‘Domiciliado’ marcada.
Una vez facturado, el siguiente paso es ir a al menú de banca electrónica, opción preparar remesa SEPA o utilizar el acceso directo del menú ‘Remesas SEPA’.
Otro detalle a tener en cuenta es la obligatoriedad de haber definido previamente nuestros datos bancarios, es decir la cuenta en la cual se va a abonar la remesa que vamos a efectuar, de lo contrario la aplicación visualizara un mensaje de aviso ‘No existen datos bancarios de la empresa’.

Para facturar al momento un niño, vaya a la rejilla de niños, póngase encima de uno y pulse sobre la opción ‘Facturar alumno en curso’.

Ers Guardería permite exportar datos a varios formatos muy conocidos tales como Word, Excel, PDF, etc. Para ello, simplemente estando en la vista previa del informe debe pulsar encima del icono representado con un disquete y a continuación aparecerá un cuadro del dialogo en el cual se le pedirá que elija el tipo de formato. Puede escoger entre los siguientes formatos: HTML, PDF, RTF (Word), XLS (Excel), TXT, JPG, GIF, BMP, EMF, WMF

El programa permite enviar a los padres varios tipos de comunicaciones, bien sean una factura, una felicitación de cumpleaños, un aviso concreto en relación a un evento, una circular informativa, etc.
Esos correos electrónicos pueden enviarse desde varios opciones que para ese fin tiene el programa, pero antes de intentar enviar un correo electrónico debemos configurar el programa para que pueda llevar a cabo esa operativa.

La aplicación dispone de su propio cliente de correo electrónico, aunque si es usuario de algún cliente de correo tipo Outlook, Thunderbird, Windows Mail, etc., no debe hacer nada, al enviar un correo desde el programa, el mismo utilizara su programa de correo favorito.

Si por otra parte dispone de un correo tipo GMAIL o HOTMAIL, en ese caso si deberá realizar una pequeña en el apartado, para ello debe dirigirse a Ficheros, Parámetros y en el apartado “Servidor de correo”, introducir una serie de parámetros, tales como su usuario o cuenta de correo, su contraseña, el servidor de correo, etc. Deberá consultar con su proveedor para disponer de dicha información.

Cuando se accede al programa, se muestra una ventana solicitando un nombre de usuario y una contraseña.
Por defecto el usuario es ‘ADMIN’ y NO TIENE NINGUNA CONTRASEÑA definida.
Debe pulsar sobre ‘Aceptar’ y podrá acceder al menú principal del programa.

Existen dos maneras de suprimir un alumno.
La primera, la cual es definitiva y borra de forma permanente el alumno, es tan simple como ponerse encima de la ficha que desee borrar y pulsar sobre la opción ‘Eliminar’.
El programa pedirá confirmación de la acción a realizar.
Tiene que tener en cuenta que una vez borrada la ficha, la información no es recuperable.
La segunda manera es desactivar momentáneamente la ficha, para ello, entre en la ficha y active la casilla de verificación ‘Baja’, a partir de este momento, esta ficha no se tendrá en cuenta.

Puede ocurrir que en una determinada circunstancia se necesite eliminar varias facturas de golpe.
Para ello, tiene dos opciones:
Utilizar la tecla ‘-‘ o pulsar sobre el botón “Eliminar” y contestar afirmativamente a la pregunta que le hará Ers Guardería o puede si lo desea utilizar el sistema de selección y borrado múltiple de registros.
Para utilizar esta opción debe ir a utilidades, opción ‘Eliminar varias facturas’.

Una pregunta que se hacen muchos usuarios del programa.
Todos los documentos que se imprimen desde la aplicación (facturas, circulares, recibos, informes varios, etc.) son lo que se llaman plantillas prediseñadas.
Es posible que algunas no se adapten exactamente al formato deseado por el usuario, aunque en nuestro afán de hacer que Ers Guardería sea lo mas practico posible hemos diseñado muchísimas plantillas.
Para incluir el logotipo tiene que ir a la opción de informes, generadores de informes y a continuación seleccionar cualquier plantilla de informe, factura, recibo.
Una vez seleccionada la plantilla estará en la ventana de diseño del generador de informes, no debe pensar que el aspecto que presenta el generador de informes es muy complejo.
Tiene una serie de botones o iconos cada uno de ellos representa una opción determinada.
En el supuesto nuestro debe buscar un icono o botón que representa ‘Añade nueva imagen’.
Una vez elegido haga un clic en la parte superior de la plantilla en la banda ‘Cabecera’, aparecerá un cuadro de dialogo pidiéndole una imagen grafica.
Pueden seleccionar varios tipos de formatos gráficos, recomendamos un tipo de grafico BMP.

Antes deberá solicitar una utilidad de desinstalación del software que le proporcionara un código de desinstalación.
No es correcto ir al Panel de Control y desinstalar el programa desde la opción “agregar/quitar programas”
Sin ese código de desinstalación no podrá volver a instalar nuevamente el programa y podría perder su licencia.
Debe instalar SIEMPRE el programa original que en su momento descargo desde la web o en todo caso recuperar una copia de seguridad.

Muy importante, no se facilitara ninguna clave de activación a ningún usuario que no tenga contratado el servicio de soporte o no tenga la licencia en régimen de alquiler o pago por uso (SaaS).

Una vez recuperada o instalada la aplicación en el ordenador nuevo, podrá recuperar la información de su otro ordenador, para ello, debe hacer una copia de toda la carpeta “ERSGUARDERIA” o “ERSGUARDERIA20”  en un dispositivo externo.

En caso de utilizar la versión MySql, el propio programa le permite realizar una copia de la base de datos.

Si no entiende esas instrucciones y carece de soporte técnico puede solicitar asistencia previo pago de una hora de soporte, el precio de la misma es de 60€ más impuestos.

Una vez realizado el cambio de ordenador, copia del programa, datos, etc., deberá volver a solicitar una NUEVA CLAVE DE ACTIVACIÓN.

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Utilización de la rejilla de datos

Para poder realizar sumas sobre diferentes columnas de la rejilla tiene que activar el pie de la rejilla de datos.
Para hacerlo pulse el botón derecho del ratón sobre cualquier cabecera de columna y elija la opción “Pie”

Una vez activado el pie de la rejilla de datos el mismo se mostrara en la parte inferior de la misma.

Si hace clic con el botón derecho del ratón sobre el pie en la posición de cualquier columna visualizará el siguiente menú

Dependiendo del tipo de columna de datos algunas opciones no estarán disponibles.
Otra opción disponible es la de poder realizar sumas por grupos, en este ejemplo la rejilla tiene un grupo por ‘Cliente’ y puede observarse las diferentes sumas.

Esta opción le permitirá visualizar en la rejilla solo los datos que cumplan una o varias condiciones.

Puede crear una condición de filtrado simple para seleccionar los registros que contienen un valor específico en una determinada columna.
Para hacerlo sitúese con el ratón sobre el extremo derecho de la columna por la cual quiera filtrar y haga clic sobre el icono que aparecerá

Seleccione del desplegable los posibles filtros.
En este ejemplo tenemos varios filtros disponibles según la columna elegida.
Puede elegir uno o varios filtros simplemente marcándolos tal como se puede ver en esta otra imagen.

Si en el desplegable de filtros aparecen muchos valores puede buscar el valor deseado escribiendo los primeros caracteres del mismo.
Una vez establecido el filtro en la rejilla de datos se visualizaran los registros que cumplan las condiciones establecidas.
Si desea desactivar cualquier tipo de filtrado sobre una columna elija la opción ‘(Todos)’ que restablece la visualización inicial de los datos.
Cuando una rejilla está filtrada, en la parte inferior se visualiza la expresión de filtro y utilizando los dos botones de la izquierda se puede: activar, desactivar o eliminar el filtro

Otra particularidad es la de poder crear filtros personalizados, para ello simplemente haga clic encima de la opción (Personalizado) y visualizará la siguiente ventana

1.‐Pulse para añadir una condición al filtro
2.‐Elija sobre que columna quiere aplicar el filtro
3.‐Elija la expresión
4.‐Escriba el valor. Si se han utilizado varios filtros, estos se van guardando y podemos seleccionarlos utilizando el botón que aparece a la derecha de la expresión de filtrado de la parte inferior izquierda de la rejilla.

En cualquier momento podemos modificar el filtro actual pulsando el botón de editor de filtros

Otra característica destacable de esta nueva rejilla de datos es la de poder agrupar los datos por cualquier columna de la misma, existen dos formas posibles para llevar a cabo esta opción.
La primera es tal como se puede observar en las siguientes capturas de pantalla, arrastrar cualquier encabezado de columna en la zona habilitada para este fin, en nuestro ejemplo utilizaremos la columna ‘Código’

También puede utilizar el menú emergente pulsando para ello el botón derecho del ratón estando situado encima de cualquier encabezado de columna, podrá agrupar por el campo encima del cual este situado o hacer visible el panel de grupo en la parte superior izquierda de la rejilla de datos.

Para modificar el tamaño de una columna simplemente sitúese sobe la línea vertical que separa dos columnas hasta ver el siguiente símbolo


A continuación pulse el botón izquierdo del ratón y arrastre hacia la derecha (ampliar tamaño) o hacia la izquierda (reducir tamaño).
Puede también cambiar el ancho de una determinada columna con el fin de ajustar la misma, para ello, sitúese encima del título de cualquier columna botón derecho del ratón y seleccione del menú emergente la opción ‘Mejor distribución’ tal como se ve en la imagen

Si por lo contrario quiere ajustar el ancho de todas las columnas debe elegir la opción ‘Mejor distribución (Todas las columnas), también puede si lo desea cambiar y/o modificar la alineación de las mismas con la correspondiente opción.

Para mover una columna de sitio simplemente selecciónela y arrástrela a la posición deseada.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier columna del encabezado de la rejilla y aparecerá nuevamente el menú emergente y seleccione la opción ‘Selector de campos’ vera una imagen parecida a la siguiente:

Seleccione el campo que desee visualizar y arrástrelo a cualquier posición de la cabecera de la rejilla

Mostrar y ocultar columnas

Para ocultar una columna: Haga clic sobre el encabezado de dicha encima y arrástrela sobre el área de datos hasta que el cursor cambie de imagen a una gran “X”, a continuación deje caer la columna.

Si no cambia la imagen puede utilizar el siguiente procedimiento: Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la cabecera de la columna que desee eliminar y aparecerá el siguiente menú emergente

Utilice la opción ‘Remover esta columna’.

Buscar información directamente en la rejilla.

En la rejilla de datos, puede localizar un registro escribiendo los caracteres iníciales de los valores contenidos en esta fila. Haga lo siguiente para localizar un registro determinado que contiene un valor específico en una columna específica.

Haga clic en la celda de la columna sobre la cual quiere realizar una búsqueda.

Escriba el carácter o los caracteres iniciales del valor a buscar, observara como se visualizara el registro más cercano que contiene el valor especificado que ha buscado. Para continuar con la búsqueda en la siguiente ocurrencia, presione CTRL + flecha abajo. Para continuar con la búsqueda hacia atrás, presione CTRL + flecha arriba. Para borrar los caracteres que ha escrito en la cadena de búsqueda, presione la tecla RETROCESO

Ordenar columnas.

Para ordenar los registros por los valores de una columna haga clic en la cabecera de la columna, verá una indicación grafica representada por una flecha arriba (orden ascendente) o abajo (orden descendente) que se mostrara dentro de la cabecera tal como puede observarse en la siguiente captura.

Para cambiar entre orden ascendente y descendente haga de nuevo clic sobre la misma columna
Si quiere ordenar los datos por varias columnas haga clic sobre la primera columna, a continuación aguante pulsada la tecla Shift (mayúscula) y haga clic sobre las demás columnas.
Otra método para ordenar es situarse encima de cualquier cabecera de columna, botón derecho del ratón y seleccionar cualquiera de las opciones disponibles para ordenar bien sea de forma ascendente, descendente o eliminar completamente una ordenación existente.

Puede personalizar los estilos y las vistas de cada rejilla de la manera que más de adapte a sus necesidades
Estilo: es el conjunto de fuentes y colores que se aplican a una rejilla
Vista: es el conjunto de columnas de datos, ordenación, grupos y filtros que se aplican a una rejilla.
Para cambiar el estilo de una rejilla pulse el botón Personalizar del panel de opciones y visualizará las siguientes opciones.

La aplicación incluye una extensa colección de estilos que podrá seleccionar haciendo clic sobre la lista del recuadro “Estilos

Si por cualquier motivo desea modificar un estilo (cambiar los colores, el tipo de letra, el tamaño de la misma, etc.), seleccione primero el estilo y después haga clic en la opción Modificar estilo del panel de opciones y visualizará la siguiente ventana

Este editor le permitirá seleccionar cualquier opción modificable y aplicarle un estilo personalizado.

Una vez modificado el estilo lo debe elegir la opción Guardar estilos ya que de lo contrario los cambios realizados se perderán cuando salga de la aplicación.

Para asignar un estilo de forma permanente a una rejilla: seleccione el estilo y haga clic en la opción Guardar Vista del panel de opciones.

Para utilizar las diferentes acciones del panel de opciones para restaurar una vista anterior, la vista inicial o bien los estilos por defecto.

Recuerde: siempre que desee aplicar un cambio de forma permanente a una rejilla utilice la opción “GUARDAR VISTA”, tanto si se trata de un cambio de colores o fuentes como si se trata de una campo en las columnas visibles, ordenación, filtros, etc.

Se ha cambiado la rejilla de presentación de datos en algunos apartados de la aplicación.

Con este nuevo componente podrá:
Ordenar los datos por una o varias columnas y buscar datos en cualquier columna.
Agrupar los datos de una o más columnas. Si se agrupan datos de una columna, los registros con valores de las columnas idénticas se organizan en grupos de datos correspondientes.
Filtrar los registros: El filtrado de registros permite mostrar un conjunto de registros y sus correspondientes columnas en base a condiciones específicas. Cuando se crea un determinado filtrado sobre la rejilla de datos, sólo aquellos registros que cumplan los criterios de filtro actuales se muestran. Puede filtrar los datos en columnas simples o múltiples.
Ocultar o visualizar columnas: Otra poderosa opción de personalización que ofrece la posibilidad de agregar o quitar columnas de la vista en tiempo de ejecución mediante el uso de arrastrar y soltar.
Sumas: Esta característica se puede utilizar para personalizar una breve información acerca de las filas o columnas de grupos particulares que se muestran en el pie de la rejilla de datos y en el pie de grupo.
Personalización del diseño: Cada columna de la vista de la rejilla de datos puede moverse, redimensionarse en una posición particular, pueden alinearse para una mejor visualización de la vista. Otra posibilidad que tiene el usuario es la de poder cambiar el estilo de la rejilla de datos, colores, tamaños de fuentes, etc.

El uso de este tipo de rejilla puede provocar que la aplicación vaya más lenta de lo habitual.
Esto suele ser debido a grandes volúmenes de datos o bien a la escasa potencia del ordenador en el cual está instalado el programa.

En este caso se puede desactivar el uso de funcionalidades avanzadas (ordenar, filtrar, agrupar, etc.) de la rejilla utilizando la opción “Modo simple” del panel lateral de opciones En el panel de opciones se visualizan las diferentes acciones que se pueden en la rejilla (añadir, modificar, eliminar, etc.).

Para realizar una acción simplemente haga clic sobre con el ratón.
En las rejillas se pueden los siguientes “atajos de teclado”:

El signo + Para añadir

El signo ‐ Para eliminar

Intro o Enter para modificar o seleccionar un registro

Ctrl Fin para ir al final de la rejilla Ctrl Inicio para ir al principio de la rejilla

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